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I Collaboratori ti Portano i Problemi Ma Non le Soluzioni?

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Se ti succede questo vuol dire che la tua azienda è al livello 1 (il più basso) delle competenze di Problem Solving.

Per raggiungere gli obiettivi che l’azienda si da, il manager deve conoscere l’arte del problem solving ed avere al proprio fianco una squadra di collaboratori motivata e focalizzata sugli obiettivi da raggiungere.

Tuttavia, dato per scontato che i collaboratori conoscano bene gli obiettivi che l’azienda richiede loro, la sola motivazione e la sola focalizzazione sugli obiettivi non sono elementi bastanti a garantire che siano trovate soluzioni efficaci ai problemi che naturalmente nascono.

Per risolvere efficacemente un problema è prima di tutto necessario capire che tipo di problema si ha di fronte.

In base alla tipologia di problema il manager può designare la persona più adatta a risolverlo oppure formare il problem solving team più adatto.

Conoscendo la tipologia di problema che si deve affrontare si può anche scegliere razionalmente il metodo di problem solving più adatto. 

Ma quanti tipi di problemi esistono?

Forse non te ne sei mai reso conto ma i problemi si dividono in 4 tipologie e queste sono caratterizzate dal tipo di pensiero che il problema richiede.

Nel suo ultimo libro, Art Smalley, fa riferimento a 4 tipologie di problemi che possono nascere tutti i giorni nella nostra organizzazione aziendale: 

Tipologia 1: Problemi le cui soluzioni richiedono un tipo di pensiero volto a cercare soluzioni rimedio rapide e che fermano subito gli effetti negativi del problema.

Tipologia 2: Problemi le cui soluzioni richiedono un tipo di pensiero critico e analitico per individuare i gap con lo standard di riferimento.

Tipologia 3: Problemi le cui soluzioni richiedono un tipo di pensiero volto a cercare soluzioni completamente nuove al fine di compiere miglioramenti di performance che portino l’azienda raggiungere o consolidare posizioni di leadership.

Tipologia 4: Problemi le cui soluzioni richiedono un tipo di pensiero sistemico. Questo tipo di pensiero guarda al problema in modo esteso ed è capace di progettare cambiamenti radicali che coinvolgono tutte le aree dell’azienda; dal marketing al commerciale passando per le operations e la distribuzione. Con questo tipo di pensiero si arriva fino alla riprogettazione del business model.

In questo primo articolo di una serie di 4 prenderemo in considerazione la prima tipologia di problemi.

Tipo 1: Problemi che richiedono una soluzione di tipo “RIMEDIO”.

Questi sono i problemi che richiedono un’azione semplice e immediata al fine di fornire sollievo in una situazione che crea un danno o un disturbo.

Questo tipo di soluzione non va alla causa radice del problema e non è adatta ad eliminarlo definitivamente ma è funzionale a porre una fine immediata al danno che si sta subendo.

Comunque, per la natura stessa della soluzione trovata il problema si ripeterà non appena le cause che lo hanno generato non si presenteranno di nuovo.

In molte aziende la soluzione di tipo rimedio è quella più utilizzata (e questo è positivo al fine di fermare subito gli effetti di un problema) ma purtroppo non è seguita da attività di problem solving che vanno ad eliminare definitivamente il problema.

I costi della soluzione rimedio, continueranno così a gravare sul bilancio dell’azienda ogni volta che si ripeteranno le condizioni che hanno scatenato il problema.

Un esempio classico di soluzione rimedio è quello che succede quando si ha un problema qualitativo.

Una delle soluzioni rimedio che si possono usare è quella di instaurare o aumentare i controlli di qualità.

Molte persone pensano che il controllo qualità dia valore ai loro processi; la realtà non evidente è invece che, più si instaurano controlli e più l’azienda si aggraverà di costi.

Se c’è un problema qualitativo è importante attivare subito la soluzione “rimedio” per tamponare il problema ma non si può pensare di mantenere in atto definitivamente i controlli che essa presuppone. Bisogna passare il prima possibile a soluzioni che riguardano i problemi di tipo 2.

Il metodo delle 4Cs

Malfunzionamenti dei mezzi di produzione, ritardi, difetti improvvisi, problemi legati al personale, informazioni mancanti, etc. 

Ogni azienda ha a che fare con una miriade di problemi di Tipo 1

Il punto critico relativo ai problemi di Tipo 1 è attivare la capacità di trovare soluzioni e non COLPEVOLI al sorgere dei problemi.

Questa attitudine deve essere instillata attraverso attività di formazione e coaching dei collaboratori utilizzando una metodologia di riferimento.

Il metodo delle 4Cs si rende particolarmente utile allo scopo in quanto propone 4 passi semplici ma fondamentali per trovare soluzioni immediate e mettere le basi per andare alla ricerca in un secondo tempo delle soluzioni definitive. 

I 4 Passi 

1-Concern (Analizzare il problema)

  • In questa fase ci si deve chiedere cosa si conosce esattamente a proposito del problema che si sta sperimentando e si cerca di descriverlo.

2-Cause (Causa del problema) 

  • Cosa si sa a proposito delle cause apparenti del problema?
  • Quali sono le cause conosciute del problema?

3-Countermeasure (Contromisure)

  • Quali contromisure immediate e temporanee si possono attivare per ridurre o eliminare il problema?
  • Quali contromisure sono state scelte e attivate?
  • È necessario attivarsi in seguito con dei metodi di risoluzione problemi più adatti ai problemi di tipo 2?

4-Check results (Controllo dei risultati)

  • L’azione di contromisura che si è messa in atto ha portato risultati immediati di eliminazione del problema?
  • La performance prevista è stata comunque raggiunta?
  • Quanto abbiamo perso?
  • Il problema si sta ripetendo?
  • È necessario investigare con metodi di risoluzione problemi del tipo 2

La Vostra Azienda è Organizzata per Trovare Soluzioni ai Problemi di Tipo 1?

Se un’azienda vuole raggiungere performances importanti deve costruire un sistema aziendale di problem solving. 

Qual’è il Livello di Capacità di Trovare Soluzioni Rimedio della Vostra Azienda?

Nella tabella sottostante trovate i riferimenti per fare un’autovalutazione sul livello raggiunto dalla vostra organizzazione (su una scala da 1 a 4) per trovare soluzioni ai problemi di tipo 1.

Livello

Descrizione semplice

Condizioni tipiche del livello raggiunto

1

Facciamo fatica a trovare soluzioni rimedio e se lo facciamo succede in modo sporadico, inconsistente e non sistematico

C’è una scarsa comprensione di base di cosa è il problem solving e una dimostrata incapacità di esecuzione.

La ricerca di soluzioni rimedio è fatta in modo reattivo, sporadico non sistematico.
Non abbiamo mai organizzato formazioni in modo allargato sul problem solving.

I training che abbiamo fatto hanno trasmesso solo conoscenze teoriche ma non hanno costruito capacità effettive di problem solving.

Qualche conoscenza di problem solving esiste ma c’è un utilizzo limitato di metodo per i problemi di tipo 1.

Non c’è un linguaggio comune per trattare i problemi, non esistono formulari o approcci ai problemi di tipo 1.

Non c’è un sistema di monitoraggio, risposta e gestione dei problemi di tipo 1.

Non c’è un legame o feedback relativo ai problemi di tipo 1 con i KPI di performance aziendali.

2

Troviamo soluzioni rimedio ma il più delle volte in modo sporadico e inconsistente non sistematicamente.

C’è una comprensione di base di cosa è il problem solving e qualche capacità di esecuzione.

I rimedi immediati ai problemi di tipo 1 vengono trovati, ma in aree limitate dell’azienda; nella maggior parte dei casi in modo sporadico ma non sistematico.

Abbiamo organizzato formazioni sul problem solving solo per qualche gruppo ristretto e in modo sporadico ma non sistematico per tutta l’azienda.

La maggior parte dei training che abbiamo fatto hanno trasmesso solo conoscenze teoriche ma non hanno costruito capacità effettive di problem solving.

C’è una comprensione di base di cosa è il problem solving e qualche capacità di esecuzione pratica ma questa è ancora al principianti.

Tutti i supervisors di primo livello e qualche collaboratore conoscono la tipologia 1 di problemi.

Ci sono sistemi meccanici ed informatici per segnalare anomalie.

Facciamo solo in modo generale valutazioni ed analisi di feedback sui problemi della tipologia 1.

Abbiamo una comprensione generica del legame esistente tra problemi di tipo 1 e indicatori di performance KPI.

3

Troviamo soluzioni rimedio in modo efficace ma abbiamo ancora dei gap di capacità.

Troviamo ed eseguiamo soluzioni rimedio in modo effettivo solo in alcune aree dell’azienda ma non in tutte.

Abbiamo capacità dimostrate di trattamento dei problemi di tipo 1 con metodologie come le 4Cs.

Abbiamo fatto formazioni sul problem solving ma non allargate a tutta l’organizzazione e non in modo sistematico.

La maggior parte dei training fatti si è estesa oltre le conoscenze teoriche includendo esperienze pratiche volte a costruire nei partecipanti effettive capacità di fare.

Siamo a un livello molto buono per quanto riguarda la definizione di cause ed effetto per i problemi di tipo 1.

Tutti i supervisors delle prime linee e alcuni collaboratori utilizzano i concetti giornalmente.

Abbiamo un sistema di risposta per risolvere le anomalie in modo rapido ed efficace.

Diamo feedback e coaching nel trattamento dei problemi di tipo 1 a tutti i livelli aziendali.

C’è una comprensione chiara e specifica del legame tra problemi di tipo 1 ed indicatori di performance KPI.

Le soluzioni riguardano maggiormente i sintomi e di solito non vanno ad incidere sulle cause radice del problema.

4

Troviamo soluzioni rimedio in modo efficace e rapido nella maggior parte dei casi e in tutta l’organizzazione aziendale.

Le soluzioni rimedio ai problemi di tipo 1 vengono trovate in modo regolare e sistematico.

Formazioni sul problem solving dei problemi della tipologia 1 sono fatte in modo sistematico attraverso tutta l’azienda.

Le formazioni sono sempre strutturate per costruire capacità effettive di fare e non per dare solo conoscenze teoriche. Le esperienze pratiche su problemi reali sono parte integrante delle formazioni.

C’è un miglioramento continuo del SISTEMA di gestione dei problemi di tipo 1.

C’è un sistema di sviluppo continuo delle competenze di problem solving dei collaboratori dell’azienda.

C’è una dimostrata capacità dell’azienda di sostenere economicamente se stessa per il suo sviluppare il suo miglioramento continuo.

La capacità di competere di un’azienda è strettamente legata alla sua capacità di risolvere problemi ma da cosa si puo’ partire per strutturare un approccio sistematico aziendale al problem solving?

Una raccolta dati “molto semplice” dei problemi che succedono e il monitoraggio dell’efficacia delle soluzioni apportate è fondamentale per mettere in luce tutte le tipologie di problemi dell’azienda.

Ogni area dell’azienda ha i suoi specifici problemi e un semplice data base di questi consente di orientare il focus del problem solving con le metodologie più adatte a risolvere ognuna delle 4 tipologie di problemi.

In questo primo articolo dedicato al problem solving abbiamo introdotto le 4 tipologie di problemi e abbiamo spiegato i problemi di tipo 1.

Nel prossimo articolo spiegheremo i problemi di tipo 2 e le metodologie necessarie a risolverli.

Mario Mason
Kaizen Coach


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Autore

Mario Mason

Mario Mason è un Kaizen Coach con più di 15 anni d’esperienza nel portare i propri clienti a raggiungere solidi miglioramenti di business performance. La sua preparazione è incentrata sulla profonda conoscenza delle metodologie del Lean Thinking e delle Neuroscienze. Mario è un trainer certificato in PNL (scuola di Richard Bandler) e Neurosemantica (L. Michael Hall). É anche un coach certificato della scuola internazionale di Meta-Coaching.

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