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Se questo è il modo in cui stai lavorando, fermati!

Gli Uffici della tua azienda sono un disastro? Ci sono Attese, Ritardi, Assenteismo, Burocrazia, Errori, Reclami, Indecisioni, Lentezza, Demotivazione, Alto livello di Complessità…?

Ti stai chiedendo: “come faccio a risolvere questa situazione, ad eliminare tutti gli sprechi e migliorare la produttività”?

Noi del Kaizen Coach Team abbiamo le risposte che cerchi.

E oggi ti regaliamo questo Corso Base per Aiutarti: “Il Lean nei Servizi-Uffici per abbattere gli Sprechi e migliorare la Produttività” – in 10 Lezioni

Con l’applicazione degli insegnamenti di questo corso introduttivo al Metodo Lean per il settore dei Servizi-Uffici, potrete migliorare velocemente la produttività dei vostri Uffici.

C’è un mito da sfatare per quanto concerne la metodologia Lean: contrariamente a quanto molti pensano, si può applicare ovunque, non solo nell’ambiente produttivo industriale.

Anche negli Uffici esistono dei processi e dei flussi, esattamente come nei reparti produttivi. Le persone che lavorano negli Uffici eseguono delle attività, con delle regole e delle procedure standardizzate.

Solo alcune di queste attività generano valore, mentre le altre sono perdite. Per un manager, osservare e saper riconoscere valore e perdite è fondamentale per poter organizzare il lavoro delle persone e far crescere la produttività dell’azienda.

Questo corso introduttivo vi insegnerà le basi su come implementare il Lean nel mondo dei Servizi e negli Uffici ed è strutturato in 10 brevi lezioni:

  1. Obiettivi del Lean Office
  2. Come riconoscere il Valore e le Perdite degli Uffici
  3. L’Office Losses Mapping: come classificare le perdite negli Uffici
  4. Deployment delle perdite e analisi di Pareto: misurare le perdite negli Uffici
  5. Come elaborare il Master Project Plan per aggredire le perdite negli Uffici
  6. Le 7 Metodologie principali del Lean Office
  7. Metodologie per il controllo del processo degli Uffici
  8. Il Total Office Management (T.O.M.)
  9. Le 9 tappe per implementare il TOM negli Uffici
  10. I 6 step per condurre un Workshop Pilota negli Uffici

Per iscriversi a questo corso introduttivo GRATUITO è sufficiente inserire la propria mail nel form quì sotto.

Iscrizione al Corso Lean Office in 10 Lezioni

Riempiendo questo modulo riceverai gratuitamente le prime 5 lezioni del corso Lean Office. Le ultime 5 lezioni del corso sono riservate agli iscritti al Club

Ogni settimana, per la durata di 10 settimane consecutive, riceverete una mail con la lezione e con il link a una pagina web dove potrete consultare la lezione anche da browser.

Ogni settimana potrete esercitarvi allo studio del Lean Office sul luogo di lavoro o dove più preferite.

Se desiderate coinvolgere amici e conoscenti approfittando di questo mini corso completamente gratuito potete condividere questa pagina su Facebook.

Qui’ sotto avete un esempio della terza lezione

Corso base introduttivo

“Il Lean nei Servizi-Uffici per abbattere gli sprechi e migliorare la Produttività” in 10 Lezioni

(Lezione 3 di 10)

L’Office Losses Mapping: come classificare le perdite negli Uffici

Che cos’è l’Office Losses Mapping? (mappatura delle perdite negli Uffici)

È lo strumento metodologico di base per l’analisi dei processi degli Uffici. È uno strumento manageriale di forte impatto visivo in quanto consente di cogliere, nell’insieme e in modo preciso, il valore e le perdite nel processo degli uffici.

La comprensione globale dei processi degli Uffici consente di ridefinire completamente le attività, secondo i principi e le logiche Lean Office, per raggiungere traguardi di eccellenza operativa, ovvero processi e attività depurate dagli sprechi.

Nell’immagine successiva sono riportate le ragioni per le quali il management di un’azienda trarrebbe un estremo vantaggio nell’utilizzo dell’Office Loss Mapping per i propri Uffici.

La fase di mappatura delle perdite viene svolta attraverso osservazioni, condotte direttamente negli Uffici.

Si sceglie un processo da analizzare nella sua interezza (in-out) e, successivamente, si osserva cosa accade durante lo svolgimento delle attività eseguite dalle persone. Ogni volta che una persona esegue un’attività a non valore, questa va registrata in modo da tenerne traccia per le successive analisi.

Durante la fase di osservazione, per la registrazione delle perdite si utilizza il modulo riportato nella figura successiva.

Nella gruppo di tre colonne titolato “Perdita Individuata”, in corrispondenza delle attività listate, si inserisce la tipologia di perdita rilevata, all’altezza della colonna di pertinenza (disponibilità, produttività e processo).

Mentre si esegue la rilevazione, è consigliabile tenere a portata di mano il foglio con indicate le 18 perdite degli Uffici riportato nella lezione precedente (n°2), per essere certi di attribuire all’attività a non valore osservata, la perdita corrispondente in modo corretto. Se l’attività è piuttosto onerosa (oltre 5 minuti), conviene inserire il tempo nella colonna “osservazioni”.

La comprensione globale dei processi degli Uffici consente di ridefinire completamente le attività, secondo i principi e le logiche Lean Office, per raggiungere traguardi di eccellenza operativa.

L’attività di osservazione andrebbe svolta in team, con il coinvolgimento diretto delle persone che lavorano in quell’ufficio e, possibilmente, anche degli Uffici a monte e a valle del processo interessato (clienti e fornitori).

Perché è importante che venga svolta in team? Perché il lavoro di squadra permette di andare più a fondo nel processo, perché insieme si notano più cose e nascono un numero maggiore di domande che permettono di sviscerare meglio le attività.

E, soprattutto, le persone diventano più consapevoli delle perdite e degli sprechi e non saranno più disposte a convivere con questi problemi. Inoltre, il lavoro di squadra favorisce la collaborazione fra le persone e la generazione di idee vincenti per la riduzione e l’eliminazione dei problemi.

LA SPAGHETTI CHART

Un altro strumento importante per l’individuazione delle perdite è la Spaghetti Chart. È un modo per rappresentare le perdite delle persone in termini di spostamenti in Ufficio, mentre compiono le loro attività.

Può essere usato in parallelo all’Office Losses Mapping quando la situazione è decisamente complessa e ingarbugliata.

Si chiama «spaghetti chart» perché, al termine della rappresentazione grafica, la forma ingarbugliata dovuta alle linee, che rappresentano i passi compiuti dalle persone, può ricordare simpaticamente un piatto di spaghetti.

Come si esegue la spaghetti chart? Per iniziare occorre procurarsi il seguente materiale:

  • Un layout del luogo fisico che si vuole mappare
  • Una tavolozza rigida dove appoggiare il foglio con il layout
  • Un pennarello o una matita
  • Un contapassi o l’App dello Smartphone

La mappatura inizia nel momento in cui è chiaro cosa si vuole mappare. Si parte con evidenziare, sul layout, il tragitto della persona o dei documenti, dal punto esatto dove inizia il percorso.

Bisogna seguire con gli occhi tutti gli spostamenti e tracciarli sul foglio. Come se la persona osservata avesse un pennarello sotto le scarpe. È importante stabilire un tempo per la mappatura.

Può variare a seconda di cosa si vuole mappare. In genere, un’ora è abbastanza rappresentativa.

Al termine della mappatura, i passi indicati dal misuratore andranno scritti sul layout, trasformandoli in metri.

Al termine della fase di osservazione, dopo aver stilato il modulo analisi perdite degli Uffici, verrà elaborato il deployment delle perdite, stratificato secondo l’analisi di Pareto.

Nella prossima lezione parleremo del deployment (dispiegamento – stratificazione) delle perdite e dell’analisi di Pareto, per misurare le perdite negli Uffici.

Se hai delle domande puoi inserirle nello spazio apposito in basso e, se questa lezione ti è piaciuta e l’hai trovata interessante puoi inserire un like e condividerlo.

A presto!

Ogni settimana e per 10 settimane riceverete una mail con la lezione e con il link a una pagina web dove potrete consultare la lezione anche da browser.

Ogni settimana potrete esercitarvi allo studio della comunicazione sul luogo di lavoro e alla sperimentazione del ricalco verbale del linguaggio.

Se volete far approfittare di questo mini corso anche i vostri conoscenti potete condividere questa pagina su Facebook.

Il Dr. Giorgio Di Mauro è un esperto in comunicazione d’impresa e Master Professor nel Lean Manufacturing, Leadership e Management. Svolge la libera professione in qualità di Personal Coach ed è esperto in percorsi di cambiamento e miglioramento continuo dei processi (Lean Coach, Kaizen Coach) di livello internazionale. Opera da oltre 15 anni nel Management Consultancy per accompagnare i propri Clienti al raggiungimento di solide performance a doppia cifra. Autore di articoli specialistici sul Lean Manufacturing è attualmente Partner e Training Director di Kaizen Coach International.

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