Se questo è il modo in cui stai lavorando, fermati!
Gli Uffici della tua azienda sono un disastro? Ci sono Attese, Ritardi, Assenteismo, Burocrazia, Errori, Reclami, Indecisioni, Lentezza, Demotivazione, Alto livello di Complessità…?
Ti stai chiedendo: “come faccio a risolvere questa situazione, ad eliminare tutti gli sprechi e migliorare la produttività”?
Noi del Kaizen Coach Team abbiamo le risposte che cerchi.
E oggi ti regaliamo questo Corso Base per Aiutarti: “Il Lean nei Servizi-Uffici per abbattere gli Sprechi e migliorare la Produttività” – in 10 Lezioni
Con l’applicazione degli insegnamenti di questo corso introduttivo al Metodo Lean per il settore dei Servizi-Uffici, potrete migliorare velocemente la produttività dei vostri Uffici.
C’è un mito da sfatare per quanto concerne la metodologia Lean: contrariamente a quanto molti pensano, si può applicare ovunque, non solo nell’ambiente produttivo industriale.
Anche negli Uffici esistono dei processi e dei flussi, esattamente come nei reparti produttivi. Le persone che lavorano negli Uffici eseguono delle attività, con delle regole e delle procedure standardizzate.
Solo alcune di queste attività generano valore, mentre le altre sono perdite. Per un manager, osservare e saper riconoscere valore e perdite è fondamentale per poter organizzare il lavoro delle persone e far crescere la produttività dell’azienda.
Questo corso introduttivo vi insegnerà le basi su come implementare il Lean nel mondo dei Servizi e negli Uffici ed è strutturato in 10 brevi lezioni:
- Obiettivi del Lean Office
- Come riconoscere il Valore e le Perdite degli Uffici
- L’Office Losses Mapping: come classificare le perdite negli Uffici
- Deployment delle perdite e analisi di Pareto: misurare le perdite negli Uffici
- Come elaborare il Master Project Plan per aggredire le perdite negli Uffici
- Le 7 Metodologie principali del Lean Office
- Metodologie per il controllo del processo degli Uffici
- Il Total Office Management (T.O.M.)
- Le 9 tappe per implementare il TOM negli Uffici
- I 6 step per condurre un Workshop Pilota negli Uffici
Per iscriversi a questo corso introduttivo GRATUITO è sufficiente inserire la propria mail nel form quì sotto.
Iscrizione al Corso Lean Office in 10 Lezioni
Riempiendo questo modulo riceverai gratuitamente le prime 5 lezioni del corso Lean Office. Le ultime 5 lezioni del corso sono riservate agli iscritti al Club
Ogni settimana, per la durata di 10 settimane consecutive, riceverete una mail con la lezione e con il link a una pagina web dove potrete consultare la lezione anche da browser.
Ogni settimana potrete esercitarvi allo studio del Lean Office sul luogo di lavoro o dove più preferite.
Se desiderate coinvolgere amici e conoscenti approfittando di questo mini corso completamente gratuito potete condividere questa pagina su Facebook.
Qui’ sotto avete un esempio della sesta lezione
Corso base introduttivo
“Il Lean nei Servizi-Uffici per abbattere gli sprechi e migliorare la Produttività” in 10 Lezioni
(Lezione 6 di 10)
Le 9 Metodologie principali del Lean Office
Il Lean Office impiega una serie di metodologie di fondamentale importanza per l’implementazione del modello negli Uffici. Le principali sono le seguenti:
- La Office Losses Mapping
- Il Deployment delle Perdite e l’analisi di Pareto
- Il Total Office Management (T.O.M.)
- Le 5S
- Lo Standard Work
- Il Problem Solving Cycle
- L’Education & Training
- Il Team Work
- Il Visual Management
Di seguito una breve descrizione di ciascuna della 9 metodologie di base del Lean Office.
- L’Office Losses Mapping: è lo strumento metodologico di base per l’analisi dei processi degli Uffici, del modello Lean Office. È uno strumento manageriale di forte impatto visivo in quanto consente di cogliere, nell’insieme e in modo preciso, il valore e le perdite nel processo degli uffici. La comprensione globale dei processi degli Uffici consente di ridefinire completamente le attività, secondo i principi e le logiche Lean Office, per raggiungere traguardi di eccellenza operativa.
- Il Deployment delle Perdite e l’Analisi di Pareto: senza la stratificazione delle perdite è impossibile definire le priorità, individuare le metodologie per aggredirle, ed elaborare il Piano per la loro aggressione. La stratificazione delle perdite e l’analisi di Pareto sono gli strumenti manageriali che permettono di misurare l’impatto di ogni singola perdita al livello minimo di dettaglio per poter circoscrivere e risolvere tutte le perdite.
- Il Total Office Management (T.O.M.): è uno strumento fondamentale del modello Lean Office, creato e messo a punto da Kaizen Coach per gli Uffici. Il TOM è finalizzato a massimizzare la produttività globale degli Uffici, con l’obiettivo “zero perdite e zero errori”, ottenibile attraverso il contributo di tutto il personale di staff. A Kaizen Coach, viene riconosciuta la capacità di aver saputo strutturare le esperienze apprese sul campo, in oltre vent’anni di attività presso i Clienti.
Kaizen Coach ha acquisito in questi anni una visione organica dell’intero processo aziendale, facendo delle singole abilità apprese un sistema in grado di permettere alle aziende che lo applicano, un vero e proprio strumento di competitività.L’elemento caratteristico più importante del TOM è racchiuso nel significato della prima lettera, la «T» di Total. Il termine “Total” ha un triplice significato:
- Totale attacco alle perdite e agli sprechi
- Totale del tempo di lavoro degli Uffici
- Totale coinvolgimento delle persone
- Le 5S: le «5S» sono le iniziali di cinque parole giapponesi che racchiudono la metodologia di base del Lean Office. Le 5S permettono di ottenere un ambiente e un posto di lavoro più sicuro, estremamente efficiente, organizzato, ordinato e pulito. Con le 5S, gli Uffici aziendali giungono ai livelli di eccellenza World Class.
- Lo Standard Work – Definizione di Standard:«Lo Standard è il modo migliore (con meno sprechi) di realizzare un’attività, con i mezzi che si dispongono in quel momento, sino al successivo miglioramento». Dalla definizione si evince che, lo standard, è il punto di partenza del percorso di miglioramento. Il concetto di standard racchiude anche il significato di dinamicità, poiché nel tempo deve migliorare. Compito del Management è la creazione degli standard, garantendo contemporaneamente il loro rispetto e la loro evoluzione (miglioramento) nel tempo.
- Il Problem Solving Cycle: letteralmente «ciclo di risoluzione dei problemi», è uno strumento del Lean Office fondamentale per comprendere le cause che generano un effetto o fenomeno anomalo e non desiderato. Il processo di risoluzione di un problema si articola in tre fasi:
- Problem Finding
- Problem Shaping
- Problem Solving
- L’Education & Training: è il percorso di formazione e addestramento del modello Lean Office. Si tratta di un percorso professionale abilitante, al termine del quale le persone sono in grado di svolgere, autonomamente, il proprio lavoro. La formazione rappresenta senza dubbio un costo per l’azienda. Ma rispetto ai costi che deve sostenere, in mancanza di essa, è di gran lunga il costo minore. Statisticamente, le aziende che adottano l’education & training come percorso formativo, abbattono i costi di gestione del 30-40%.
- Il Team Work: Il Team è tutto! Sentenziava Taiichi Ōno, padre della filosofia Lean, da cui trae origine il modello Lean Office. Nel suo libro «Lo spirito Toyota», subito dopo aver descritto una serie di metodologie per l’implementazione del modello Lean in altri contesti produttivi, compare questa breve frase, seguita da un punto. Come a dire: potete imparare le metodologie a memoria, conoscere tutto lo scibile sui modelli gestionali e sul dettaglio dei processi ma, se non riuscite a lavorare bene in team, non andrete da nessuna parte! Come si crea un team vincente? Non basta mettere delle persone in un’aula per comunicare una decisione della Direzione o definire un progetto da assegnare ad un gruppo selezionato di impiegati. Un team vincente si costruisce, passo dopo passo. Un elemento costituente fondamentale è senza dubbio avere a disposizione un coach esperto. Perché? Perché il coach conosce le dinamiche relazionali a fondo, studia le persone e comprende i loro punti di forza, di debolezza, il carattere, il vissuto e sa trovare la chiave di accesso, per ottenere il meglio, da ogni situazione.
- Il Visual Management: permette di gestire, mediante semplici strumenti visivi, gli stati di avanzamento dei processi degli Uffici, rendendoli visibili agli attori stessi di processo. L’obiettivo fondamentale è rendere istantaneamente fruibili tutte le informazioni utili legate allo stato di avanzamento del processo, mettendo in luce le possibili criticità che si generano, potendole dunque affrontare in tempo reale. Le metodologie legate al Visual Management, possono essere utilizzate non solo in fase di svolgimento del processo, ma anche in fase di analisi dello stesso.
Nella prossima lezione parleremo delle Metodologie per il controllo del processo degli Uffici.
Se hai delle domande puoi inserirle nello spazio apposito in basso e, se questa lezione ti è piaciuta e l’hai trovata interessante puoi inserire un like e condividerlo.
A presto!
Ogni settimana e per 10 settimane riceverete una mail con la lezione e con il link a una pagina web dove potrete consultare la lezione anche da browser.
Ogni settimana potrete esercitarvi allo studio della comunicazione sul luogo di lavoro e alla sperimentazione del ricalco verbale del linguaggio.
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Il Dr. Giorgio Di Mauro è un esperto in comunicazione d’impresa e Master Professor nel Lean Manufacturing, Leadership e Management. Svolge la libera professione in qualità di Personal Coach ed è esperto in percorsi di cambiamento e miglioramento continuo dei processi (Lean Coach, Kaizen Coach) di livello internazionale. Opera da oltre 15 anni nel Management Consultancy per accompagnare i propri Clienti al raggiungimento di solide performance a doppia cifra. Autore di articoli specialistici sul Lean Manufacturing è attualmente Partner e Training Director di Kaizen Coach International.