Se questo è il modo in cui stai lavorando, fermati!
Gli Uffici della tua azienda sono un disastro? Ci sono Attese, Ritardi, Assenteismo, Burocrazia, Errori, Reclami, Indecisioni, Lentezza, Demotivazione, Alto livello di Complessità…?
Ti stai chiedendo: “come faccio a risolvere questa situazione, ad eliminare tutti gli sprechi e migliorare la produttività”?
Noi del Kaizen Coach Team abbiamo le risposte che cerchi.
E oggi ti regaliamo questo Corso Base per Aiutarti: “Il Lean nei Servizi-Uffici per abbattere gli Sprechi e migliorare la Produttività” – in 10 Lezioni
Con l’applicazione degli insegnamenti di questo corso introduttivo al Metodo Lean per il settore dei Servizi-Uffici, potrete migliorare velocemente la produttività dei vostri Uffici.
C’è un mito da sfatare per quanto concerne la metodologia Lean: contrariamente a quanto molti pensano, si può applicare ovunque, non solo nell’ambiente produttivo industriale.
Anche negli Uffici esistono dei processi e dei flussi, esattamente come nei reparti produttivi. Le persone che lavorano negli Uffici eseguono delle attività, con delle regole e delle procedure standardizzate.
Solo alcune di queste attività generano valore, mentre le altre sono perdite. Per un manager, osservare e saper riconoscere valore e perdite è fondamentale per poter organizzare il lavoro delle persone e far crescere la produttività dell’azienda.
Questo corso introduttivo vi insegnerà le basi su come implementare il Lean nel mondo dei Servizi e negli Uffici ed è strutturato in 10 brevi lezioni:
- Obiettivi del Lean Office
- Come riconoscere il Valore e le Perdite degli Uffici
- L’Office Losses Mapping: come classificare le perdite negli Uffici
- Deployment delle perdite e analisi di Pareto: misurare le perdite negli Uffici
- Come elaborare il Master Project Plan per aggredire le perdite negli Uffici
- Le 7 Metodologie principali del Lean Office
- Metodologie per il controllo del processo degli Uffici
- Il Total Office Management (T.O.M.)
- Le 9 tappe per implementare il TOM negli Uffici
- I 6 step per condurre un Workshop Pilota negli Uffici
Per iscriversi a questo corso introduttivo GRATUITO è sufficiente inserire la propria mail nel form quì sotto.
Iscrizione al Corso Lean Office in 10 Lezioni
Riempiendo questo modulo riceverai gratuitamente le prime 5 lezioni del corso Lean Office. Le ultime 5 lezioni del corso sono riservate agli iscritti al Club
Ogni settimana, per la durata di 10 settimane consecutive, riceverete una mail con la lezione e con il link a una pagina web dove potrete consultare la lezione anche da browser.
Ogni settimana potrete esercitarvi allo studio del Lean Office sul luogo di lavoro o dove più preferite.
Se desiderate coinvolgere amici e conoscenti approfittando di questo mini corso completamente gratuito potete condividere questa pagina su Facebook.
Qui’ sotto avete un esempio della settima lezione
Corso base introduttivo
“Il Lean nei Servizi-Uffici per abbattere gli sprechi e migliorare la Produttività” in 10 Lezioni
(Lezione 7 di 10)
Metodologie per il Controllo del Processo degli Uffici
Il Controllo di Processo serve da volano per il ciclo di miglioramento continuo, impedisce il degrado e, contemporaneamente, permette di sviluppare cicli virtuosi di cambiamento, in meglio.
Le Metodologie per il Controllo del Processo sono fondamentalmente quattro:
- Il SIM (Short Interval Management), che serve per permettere al Team di miglioramento di comunicare con estrema efficacia e mantenere vivo l’interesse e la concentrazione delle persone.
- Il Sistema di Audit, che serve per monitorare costantemente il processo e le eventuali derive.
- La Skill Matrix, strumento fondamentale della metodologia Education & Training, che consente di visualizzare, a colpo d’occhio, il livello di competenza delle persone. È uno strumento estremamente utile per i responsabili, sia per programmare i successivi step di formazione e addestramento, sia per collocare le persone nei processi, in caso di necessità.
- I Key Performance Indicators. Strumento manageriale che consente di definire il set di indicatori per misurare e monitorare il processo e il miglioramento, nel tempo.
Vediamo ora ciascuna delle quattro Metodologie un po’ più in dettaglio:
SIM: SHORT INTERVAL MANAGEMENT
Le aziende che nel tempo sono riuscite a procedere, con costanza e continuità nel percorso di cambiamento, statisticamente sono cresciute e si sono evolute, dotandosi anche di strumenti di management visivo.
Le tecniche di management visivo utilizzano strumenti semplici, frutto di elaborazioni più complesse, per una governance efficace dei processi. Uno strumento di facile gestione è ad esempio il SIM (Short Interval Management).
Le SIM sono incontri brevi della durata massima di 5 minuti. Nelle sale riunioni spesso questa percezione viene a mancare perché manca il contatto visivo delle cose.
Per questa ragione, gli incontri vengono effettuati direttamente negli Uffici, dove il processo è ben visibile.
Per questo motivo occorre andare direttamente nei luoghi dove accadono i fatti, cioè nel Genba [genba (现 场) in giapponese: luogo reale, dove accadono le cose], dove gli oggetti e le anomalie delle quali si vuole discutere sono visibili a tutti.
Gli incontri potranno pertanto svolgersi negli Uffici di pertinenza. In questo modo le persone saranno costrette a lavorare sui processi comunicativi e ad allenarsi cercando di rimanere centrati su quanto si sta dicendo, senza divagare.
Entro 5 minuti devono essere svolte tutte le attività previste. Se al termine del tempo schedulato non si è potuto concludere tutto quanto era previsto, allo scadere del tempo ciascuno torna comunque al proprio lavoro.
Gli incontri SIM, oltre alla caratteristica della breve durata e del luogo, ne hanno un’altra che è di fondamentale importanza: la valenza visiva, ovvero il Visual Management. Normalmente si usa un Tabellone, sistemato nel luogo deputato per gli incontri, che permette di:
- Essere sempre preparati su ciò di cui si deve discutere
- Prendere più velocemente le decisioni
- Avere un quadro di sintesi delle attività e dello stato di avanzamento
- Visualizzare il piano azioni dove, per ogni attività individuata, si troverà il responsabile ed una data di scadenza
- Coinvolgere tutte le persone presenti
- Rimanere maggiormente focalizzati e centrati sugli argomenti
- Monitorare rapidamente lo stato di avanzamento
I giapponesi, ad esempio, usano la Asaichi (あ さ イ チ), termine che significa: “Mercato del Mattino”, simile al mercato del pesce in Giappone.
Il nome rappresenta in qualche modo la modalità di gestione e l’obiettivo di un incontro, opportunamente adattato alle specifiche esigenze produttive.
Risulta essere, per la sua praticità ed efficacia, un potente strumento organizzativo di management, per la gestione, la condivisione degli sprechi e la schedulazione delle attività di miglioramento.
In presenza di anomalie di soluzione non immediata che possono emergere durante gli incontri SIM, occorre occuparsene applicando il Problem Solving Cycle per la loro risoluzione.
LEAN OFFICE AUDIT
Un altro strumento importante per l’analisi dello stato iniziale è l’Audit. L’Audit è uno strumento fondamentale perché consente, senza un grande sforzo, di raggiungere contemporaneamente diversi obiettivi. Di seguito i dieci vantaggi che offre l’audit:
- Permette di valutare, numericamente, un valore percentuale sull’effettivo stato degli Uffici alla partenza del workshop
- Permette di operare dei confronti pesati nel corso del tempo e misurare l’effettivo andamento
- Permette di allineare tutte le persone sull’importanza della metodologia Lean Office e sul gap da colmare
- Aiuta le persone a vedere le perdite e a diventare consapevoli delle attività che bisogna implementare
- Permette di instaurare, in modo semplice, un linguaggio comune per tutti
- Permette di mantenere viva l’attenzione e la concentrazione, creando aspettative che si rinnovano ad ogni audit
- Permette di monitorare costantemente il processo di aggregazione del team e di infondere sempre nuove energie
- Permette di creare nuovi stimoli, nuove idee e suggerimenti per progredire e migliorare
- Favorisce lo scambio di idee e la collaborazione tra tutti gli Uffici e il management aziendale
- Impedisce che il sistema degradi e che si sviluppi nel tempo, facendo crescere le persone
EDUCATION AND TRAINING: LA SKILLS MATRIX
La metodologia Education & Training prevede una sessione introduttiva sulla gestione del cambiamento.
Il cambiamento è un punto cardine nell’implementazione del modello Lean Office, per vincere le resistenze naturali che le persone mettono in atto, spesso inconsapevolmente.
Le resistenze derivano dai timori e dai condizionamenti della mente, che si rifiuta di accogliere il nuovo, perché costringe a rimettere in discussione quanto appreso sino a quel momento e che non sta più funzionando.
Questa sessione aiuta le persone ad uscire dalla propria «zona di comfort» per creare, progressivamente, nuove prospettive esperienziali e nuovi traguardi.
Questo serve per abbassare la soglia di sicurezza e permette, a ciascuno, di sperimentare sul campo i nuovi paradigmi, che sottostanno al pensiero e alla filosofia Lean Office.
Essendo il Lean Office una metodologia che ha un forte impatto organizzativo, necessita di tempo per essere assimilato, compreso e attuato.
Questo modulo è estremamente importante, soprattutto per il management, che dovrà assimilare un nuovo modo di gestire il cambiamento, supportando le persone nei momenti di difficoltà che si presenteranno, a partire dalle prime esperienze del workshop pilota.
È altresì prevista la certificazione delle competenze per tutti i membri dei team di progetto.
Ma veniamo ora alla Skills Matrix: che cos’è? Si tratta di uno strumento visivo che ti aiuta a vedere chiaramente le abilità e le competenze delle persone all’interno di un’organizzazione, gruppo o ufficio. La Skills Matrix è lo strumento cardine per la gestione delle competenze.
L’obiettivo principale della gestione delle competenze è offrire supporto per la comprensione, lo sviluppo, l’utilizzo e il monitoraggio delle persone e delle loro competenze.
La matrice viene normalmente utilizzata per piccoli gruppi di persone, ma può essere utilizzata per uffici interi con tanti impiegati.
Se utilizzato correttamente, la Skills Matrix offre una panoramica affidabile delle conoscenze e delle competenze disponibili all’interno di una squadra. Può dirti se hai le competenze necessarie per svolgere compiti specifici. Se al team mancano alcune competenze necessarie, questo viene definito un divario di competenze. Ciò lo rende uno strumento essenziale per qualsiasi gestore delle risorse umane basando le proprie decisioni su dati oggettivi.
La Skills Matrix permette di definire il Piano per la formazione e l’addestramento delle risorse ed è uno strumento fondamentale per i managers che, in caso di assenze improvvise o urgenze, hanno subito una panoramica visiva, completa e puntuale, che gli consente di prendere decisioni veloci, con meno rischi e maggior efficacia.
KPI: GLI INDICATORI DI PRESTAZIONE CHIAVE
I KPI’s identificano i processi. Sono la base di partenza per intraprendere un percorso di miglioramento. Senza la misura dei KPI, è impossibile stabilire da dove partire e non è possibile monitorare l’andamento del miglioramento.
I KPI cambiano a seconda del processo in esame. In ogni caso, i macro cluster di base sono comuni a tutti i processi, ossia: Qualità, Costi e Tempi. I principali indicatori sono di quattro tipologie:
- Indicatori generali: misurano il volume del lavoro nel processo
- Indicatori di qualità: valutano la qualità del lavoro durante lo sviluppo e l’output di processo, secondo determinati standard definiti in base alle aspettative del cliente
- Indicatori di costo
- Indicatori di servizio, o tempo: misurano il tempo di risposta, a partire dall’avvio del processo fino alla sua conclusione
In ambito Lean Office ci sono due tipologie di indicatori: quelli che misurano il «lavoro delle persone in Team» o indicatori di processo e quelli che misurano i «miglioramenti» ottenuti o indicatori di risultato.
I primi sono i più importanti e vanno tenuti in stretta sorveglianza, perché è soprattutto con il lavoro in Team che si può produrre il risultato voluto. È il processo che conduce al risultato!
Nell’immagine successiva è riportato un esempio di impostazione del cruscotto KPI’s.
Nella prossima lezione parleremo del Total Office Management (T.O.M.).
Se hai delle domande puoi inserirle nello spazio apposito in basso e, se questa lezione ti è piaciuta e l’hai trovata interessante puoi inserire un like e condividerlo.
A presto!
Ogni settimana e per 10 settimane riceverete una mail con la lezione e con il link a una pagina web dove potrete consultare la lezione anche da browser.
Ogni settimana potrete esercitarvi allo studio della comunicazione sul luogo di lavoro e alla sperimentazione del ricalco verbale del linguaggio.
Se volete far approfittare di questo mini corso anche i vostri conoscenti potete condividere questa pagina su Facebook.
Il Dr. Giorgio Di Mauro è un esperto in comunicazione d’impresa e Master Professor nel Lean Manufacturing, Leadership e Management. Svolge la libera professione in qualità di Personal Coach ed è esperto in percorsi di cambiamento e miglioramento continuo dei processi (Lean Coach, Kaizen Coach) di livello internazionale. Opera da oltre 15 anni nel Management Consultancy per accompagnare i propri Clienti al raggiungimento di solide performance a doppia cifra. Autore di articoli specialistici sul Lean Manufacturing è attualmente Partner e Training Director di Kaizen Coach International.