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Corso base introduttivo

“Il Lean nei Servizi-Uffici per abbattere gli sprechi e migliorare la Produttività” in 10 Lezioni

(Lezione 9 di 10)

Le 9 tappe per implementare il TOM negli Uffici

La Metodologia T.O.M. prevede nove Tappe implementative ed è strutturata in tre Fasi:
  • Fase Preparatoria 
  • Fase Impostativa
  • Fase Attuativa
Ogni Fase è suddivisa in tre tappe. Vediamoli insieme. FASE PREPARATORIA La fase preparatoria prevede le prime tre tappe implementative, di seguito elencati:
  1. Informazione generale sul TOM Uffici
  2. Formazione sul TOM Uffici
  3. Preparazione dell’organizzazione TOM Uffici

PRIMA TAPPA: INFORMAZIONE GENERALE SUL TOM UFFICI

La prima tappa è essenzialmente divulgativa e mira ad informare tutti i dipendenti sulle intenzioni dell’azienda di voler adottare questo strumento essenziale del modello Lean Office.

La divulgazione può avvenire con diverse modalità: seminari per far conoscere gli scopi e le finalità del TOM, i risultati che si possono raggiungere, le modalità attraverso le quali dovrà essere introdotto all’interno degli Uffici dell’azienda.

Soprattutto, è importante comunicare il senso l’urgenza che richiede l’applicazione di questa metodologia.

Contemporaneamente si possono organizzare incontri con gli Uffici che saranno progressivamente coinvolti nel percorso di cambiamento.

Si possono anche adoperare tabelloni divulgativi sullo strumento, esempi di aziende eccellenti, video filmati etc.

SECONDA TAPPA: FORMAZIONE SUL TOM UFFICI

La seconda tappa prevede la formazione iniziale sul TOM. Lo scopo è l’approfondimento della tecnica, in particolare:

  • Origini Significato del TOM, finalità e obiettivi
  • Gli step che compongono lo sviluppo e l’implementazione del TOM
  • Il concetto di Perdita e le diciotto Tipologie di perdita degli Uffici
  • Il Problem Solving e gli strumenti per aggredire le Perdite
  • Il concetto di Standard Work
  • L’importanza della misura
  • Gli indicatori per misurare l’efficienza e l’efficacia negli Uffici
  • Etc.

Un concetto fondamentale del TOM Uffici su cui verte buona parte della formazione è la misurazione dell’indicatore di produttività FTE, acronimo di: Full Time Equivalent.

Questo indicatore misura, in modo preciso, il tasso di produttività degli Uffici e indica il numero di risorse necessarie, o effettivamente consumate, per eseguire un’attività o per attuare un progetto.

Come possiamo calcolarlo in modo semplice e rapido? Proviamo con un esempio. Ipotizziamo di avere un’attività di commercializzazione di beni elettronici, in cui operano due addetti.

Il primo lavora con un contratto part-time verticale per 2,5 giorni a settimana, quindi 20 ore a settimana, per 35 settimane. Il secondo lavora con un contratto part-time orizzontale per un totale di 30 ore a settimana, per 40 settimane.

In un anno, lavoreranno per un totale di 1.900 ore. I giorni lavorabili in un anno sono, in teoria, 254, per un totale di 2032 ore.

L’FTE annuale per la nostra attività è quindi pari a 0,935 (1900 / 2032).

Nell’immagine successiva sono descritti altri esempi per il calcolo del FTE, nel caso di lavori a bassa frequenza (a spot o una tantum).

TERZA TAPPA: PREPARAZIONE ORGANIZZAZIONE TOM UFFICI

Il TOM richiede un’organizzazione di supporto per la sua implementazione. In primis il Top Management, che dovrà fornire:

  • Il giusto livello di commitment, per garantire l’evoluzione del progetto secondo il programma previsto
  • Il Master Project Plan, condiviso con i dipendenti
  • Fornire il supporto necessario ogni qualvolta si renda necessario

Le difficoltà maggiori potrebbero verificarsi nel periodo iniziale e durante la fase di estensione.

Queste due fasi richiedono, normalmente, un effort maggiore e le attività richieste per il loro sviluppo e implementazione, potrebbero confliggere con quelle di routine, svolte sempre dalle stesse persone.

Oltre al ruolo svolto dal management team c’è bisogno di nominare un Team Leader o TOM Manager con il ruolo di organizzatore, motivatore e formatore degli animatori.

Gli animatori hanno il compito di seguire, direttamente sul campo, i cantieri per lo sviluppo e la fase di estensione del progetto, fornendo un supporto operativo ai team operativi.

Essendo il TOM uno strumento di forte impatto organizzativo, si può senza dubbio definire un progetto globale dell’azienda.

FASE IMPOSTATIVA

La fase impostativa prevede altre tre tappe implementative, di seguito elencate:

  1. Mappatura delle 18 Perdite degli Uffici
  2. Obiettivi e sfide del TOM Uffici
  3. Master Plan TOM Uffici

QUARTA TAPPA: MAPPATURA DELLE 18 PERDITE DEGLI UFFICI

La quarta tappa prevede la scelta delle metodologie per aggredire le perdite degli Uffici, individuate nelle precedenti fasi.

La scelta delle metodologie è strategica per poter definire il training specifico ed elaborare il Piano Master di sviluppo del TOM. 

Nelle due immagini successive sono riportate le diciotto perdite degli Uffici, suddivise nelle tre categorie precedentemente illustrate (perdite di disponibilità, produttività e processo).

A fianco di ciascuna perdita, sono indicate le metodologie più appropriate per la loro risoluzione.

Avendo a disposizione la stratificazione delle perdite sino al livello minimo di analisi, siamo ora in grado di focalizzare maggiormente l’attenzione e trovare metodi e strumenti adeguati ad aggredire le perdite.

Le metodologie si possono immaginare come delle cassette degli attrezzi, da adoperare in funzione dell’anomalia che si deve risolvere.

La logica è la stessa dell’artigiano, dell’elettricista, falegname, idraulico, fabbro che, quando intervengono su qualcosa da riparare, si portano appresso la loro valigetta con tutte le chiavi, gli strumenti e i materiali per poter intervenire e risolvere una anomalia.

Nell’immagine successiva è riportata la tabella comparativa per le perdite di produttività e processo, con a fianco le metodologie più appropriate per la loro risoluzione.

È importante sottolineare che, oltre alla scelta delle metodologie più appropriate, è di fondamentale importanza che il team di analisi sia multifunzionale, ossia composto da impiegati e tecnici esperti dei processi.

Un team multifunzionale offre il vantaggio di poter osservare l’evento da punti di vista differenti e, con le competenze al completo si può risalire alle cause scatenanti del problema e individuare le soluzioni più efficaci.

Tajichi Ohno, padre della filosofia Lean, ripeteva spesso che bisogna «andare a gemba»! Gemba è un termine giapponese (現場) che significa: luogo dove accadono le cose.

È lì che occorre essere per osservare e comprendere i fatti, per capire ciò che avviene e perché accade, per poter domandare alle persone la ragione di quello che succede e provare a cambiare, a trovare delle soluzioni per risolvere qualche anomalia.

Il Management delle aziende giapponesi occupa circa due terzi del tempo per supportare i propri collaboratori, affiancandoli sul campo e, in presenza di una anomalia, applica l’approccio delle 6G:

  1. Gemba (recati nel luogo dove si è verificato l’evento)
  2. Genbutsu (verifica il fenomeno, l’oggetto fisico, il documento)
  3. Genjitsu (verifica i fatti e i dati)
  4. Genri (verifica cosa dice la teoria)
  5. Gensoku (verifica le procedure operative, le regole, gli standard)
  6. Genten (lo stato di riferimento)

Sono altresì di importanza fondamentale il rigore nel seguire il metodo e il lavoro in Team. Per quanto concerne il metodo occorre essere precisi, percorrendo tutti i passi ed evitando di saltare frettolosamente alle conclusioni, perché si è convinti della propria idea.

Bisognerà inoltre rendere visibili le attività di analisi su dei pannelli con fogli formato A0.

Il Visual Management è uno strumento fondamentale perché favorisce la collaborazione di tutti e permette di acquisire maggior consapevolezza di ciò che si sta facendo. E questo è estremamente motivante per il Team!

Nell’immagine successiva sono riportate delle raccomandazioni importanti per condurre una analisi con successo.

QUINTA TAPPA: OBIETTIVI E SFIDE DEL TOM UFFICI

La portata di un progetto TOM è di forte impatto sui risultati e sul conto economico dell’azienda. I miglioramenti sono normalmente tutti a doppia cifra, in termini di:

  • Produttività
  •  Riduzione dei costi
  • Miglioramento della qualità
  • Efficienza logistica globale
  • Riduzione e ottimizzazione dello spazio occupato
  • Riduzione del tempo di attraversamento
  • Miglioramento della sicurezza, dell’ambiente e dell’ergonomia
  • Motivazione delle persone
  • Efficienza organizzativa

SESTA TAPPA: MASTER PLAN DEL TOM UFFICI

La sesta Tappa prevede la definizione del Masterplan globale di progetto.

Il piano è di fondamentale importanza per definire le tempistiche e le modalità di estensione.

È altresì un ottimo strumento divulgativo per far comprendere a tutti i dipendenti le modalità con le quali verranno coinvolti, progressivamente, tutte le funzioni e gli Uffici dell’azienda.

FASE ATTUATIVA

La fase attuativa prevede altre tre tappe implementative, di seguito elencate:

  1. Partenza TOM Uffici
  2. Follow-up Workshop Pilota
  3. Estensione TOM Uffici

SETTIMA TAPPA: PARTENZA DEL TOM UFFICI

La settima tappa è essenzialmente operativa e vede coinvolte tutte le persone in maniera progressiva, secondo il piano stabilito.

L’attività inizia in un’area circoscritta che prende il nome di «Workshop Pilota». 

Nell’immagine successiva sono riepilogati i 6 step implementativi che riguardano la settima fase. Al termine dei sei step si conclude il Workshop Pilota.

Nella prossima lezione, l’ultima di questo Corso Introduttivo, parleremo dei 6 step per condurre un Workshop Pilota negli Uffici.

Se hai delle domande puoi inserirle nello spazio apposito in basso e, se questa lezione ti è piaciuta e l’hai trovata interessante puoi inserire un like e condividerlo.

A presto!

Ogni settimana e per 10 settimane riceverete una mail con la lezione e con il link a una pagina web dove potrete consultare la lezione anche da browser.

Ogni settimana potrete esercitarvi allo studio della comunicazione sul luogo di lavoro e alla sperimentazione del ricalco verbale del linguaggio.

Se volete far approfittare di questo mini corso anche i vostri conoscenti potete condividere questa pagina su Facebook.

Il Dr. Giorgio Di Mauro è un esperto in comunicazione d’impresa e Master Professor nel Lean Manufacturing, Leadership e Management. Svolge la libera professione in qualità di Personal Coach ed è esperto in percorsi di cambiamento e miglioramento continuo dei processi (Lean Coach, Kaizen Coach) di livello internazionale. Opera da oltre 15 anni nel Management Consultancy per accompagnare i propri Clienti al raggiungimento di solide performance a doppia cifra. Autore di articoli specialistici sul Lean Manufacturing è attualmente Partner e Training Director di Kaizen Coach International.

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