Servizio clienti disponibile dal Lunedi' al Venerdi' : ore 9:00 - 17:00 02 8715 7007

Corso base introduttivo

“Il Lean nei Servizi-Uffici per abbattere gli sprechi e migliorare la Produttività” in 10 Lezioni

(Lezione 2 di 10)

Come riconoscere il Valore e le Perdite degli Uffici

Il termine attività a Valore nell’ambito Uffici, identifica tutte le azioni che aggiungono e trasformano un documento o una pratica, cartacea o digitale, durante lo svolgimento di una attività che un cliente, intermedio o finale è disposto a pagare.

Inserire un flag nel campo corretto, apporre una firma necessaria, inserire informazioni utili per il processo a valle, sono considerate tutte attività a valore perché aggiungono contenuti, utili e necessari, affinché il flusso avanzi lungo il processo alla fase successiva.

Per contro, inserire informazioni superflue, parziali, errate, svolgere attività inutili, spostarsi, muovere oggetti, accumulare pratiche, attendere risposte, fare inutili code alla stampante o alla fotocopiatrice, archiviare documenti cartacei non necessari, anziché digitalizzarli, usare in modo improprio il gestionale etc. sono tutte perdite!

Normalmente, le attività a valore in un processo transazionale, incidono per una minima percentuale, nell’ordine del 15-20% sul totale. Tutte le altre attività svolte non sono a valore aggiunto e sono, a tutti gli effetti perdite.

Con il Lean Office si mettono “a nudo” tutti i processi, separando le attività a valore dagli sprechi. Nel processo transazionale, gli sprechi prendono il nome di «perdite».

Si definisce perdita l’impiego di una risorsa aziendale, a cui è associato un costo, che non aggiunge valore, secondo il punto di vista del cliente, intermedio o finale.

Nei processi transazionali degli Uffici sono state individuate e classificate 18 tipologie di perdite, suddivise in 3 macro categorie, nell’ordine:

  • N° 8 perdite di disponibilità (guasti apparecchiature, mancanza informazioni, rallentamenti, attese, errori sul gestionale, rilavorazioni pratiche, reclami e spedizioni in emergenza).
  • N°7 perdite di produttività (comunicazioni inefficaci, formazione e addestramento, mancanza materiali e persone, ridondanze e insaturazioni, controlli sui documenti, layout uffici non ottimizzato e dispersione dei flussi, spostamenti persone).
  • N° 3 perdite di processo (mancanza energia, software obsoleti, attrezzature obsolete).

Sono sicuro che, da ora in avanti, guarderai con occhi diversi i tuoi uffici e le attività svolte dalle persone. Tieni presente un altro aspetto importante: il flusso deve essere continuo.

Se osservi un documento che torna indietro nel processo, anziché proseguire nella fase successiva, significa che c’è qualcosa che non funziona e dovrai indagare, informarti, domandare perché. E poi risolvere eventuali anomalie.

Altre perdite sono più nascoste delle altre. Ad esempio le ridondanze. Cosa sono le ridondanze? Sono attività simili o del tutto identiche, svolte da più persone che, ovviamente, non ne sono a conoscenza.

Oppure, persone che compilano file excel personalizzati perché non sanno usare bene il gestionale o non si fidano dell’output fornito in automatico.

In questi casi aumentano esponenzialmente i rischi di errore e, inoltre, non si adopera in modo corretto uno strumento sul quale l’azienda ha investito denaro, con lo scopo di velocizzare le attività, semplificarle e ridurre i costi.

Nella prossima lezione parleremo dell’Office Losses Mapping e di come classificare le perdite negli Uffici per individuare, successivamente, gli strumenti idonei per ridurle o eliminarle.

Se hai delle domande puoi inserirle nello spazio apposito in basso e, se questa lezione ti è piaciuta e l’hai trovata interessante, puoi inserire un like e condividerlo.

A presto!

Ogni settimana e per 10 settimane riceverete una mail con la lezione e con il link a una pagina web dove potrete consultare la lezione anche da browser.

Ogni settimana potrete esercitarvi allo studio della comunicazione sul luogo di lavoro e alla sperimentazione del ricalco verbale del linguaggio.

Se volete far approfittare di questo mini corso anche i vostri conoscenti potete condividere questa pagina su Facebook.

Il Dr. Giorgio Di Mauro è un esperto in comunicazione d’impresa e Master Professor nel Lean Manufacturing, Leadership e Management. Svolge la libera professione in qualità di Personal Coach ed è esperto in percorsi di cambiamento e miglioramento continuo dei processi (Lean Coach, Kaizen Coach) di livello internazionale. Opera da oltre 15 anni nel Management Consultancy per accompagnare i propri Clienti al raggiungimento di solide performance a doppia cifra. Autore di articoli specialistici sul Lean Manufacturing è attualmente Partner e Training Director di Kaizen Coach International.

Chiedi all'autore

[]
1 Step 1
keyboard_arrow_leftPrevious
Nextkeyboard_arrow_right