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Corso base introduttivo

“Il Lean nei Servizi-Uffici per abbattere gli sprechi e migliorare la Produttività” in 10 Lezioni

(Lezione 3 di 10)

L’Office Losses Mapping: come classificare le perdite negli Uffici

Che cos’è l’Office Losses Mapping? (mappatura delle perdite negli Uffici)

È lo strumento metodologico di base per l’analisi dei processi degli Uffici. È uno strumento manageriale di forte impatto visivo in quanto consente di cogliere, nell’insieme e in modo preciso, il valore e le perdite nel processo degli uffici.

La comprensione globale dei processi degli Uffici consente di ridefinire completamente le attività, secondo i principi e le logiche Lean Office, per raggiungere traguardi di eccellenza operativa, ovvero processi e attività depurate dagli sprechi.

Nell’immagine successiva sono riportate le ragioni per le quali il management di un’azienda trarrebbe un estremo vantaggio nell’utilizzo dell’Office Loss Mapping per i propri Uffici.

La fase di mappatura delle perdite viene svolta attraverso osservazioni, condotte direttamente negli Uffici.

Si sceglie un processo da analizzare nella sua interezza (in-out) e, successivamente, si osserva cosa accade durante lo svolgimento delle attività eseguite dalle persone. Ogni volta che una persona esegue un’attività a non valore, questa va registrata in modo da tenerne traccia per le successive analisi.

Durante la fase di osservazione, per la registrazione delle perdite si utilizza il modulo riportato nella figura successiva.

Nella gruppo di tre colonne titolato “Perdita Individuata”, in corrispondenza delle attività listate, si inserisce la tipologia di perdita rilevata, all’altezza della colonna di pertinenza (disponibilità, produttività e processo).

Mentre si esegue la rilevazione, è consigliabile tenere a portata di mano il foglio con indicate le 18 perdite degli Uffici riportato nella lezione precedente (n°2), per essere certi di attribuire all’attività a non valore osservata, la perdita corrispondente in modo corretto. Se l’attività è piuttosto onerosa (oltre 5 minuti), conviene inserire il tempo nella colonna “osservazioni”.

La comprensione globale dei processi degli Uffici consente di ridefinire completamente le attività, secondo i principi e le logiche Lean Office, per raggiungere traguardi di eccellenza operativa.

L’attività di osservazione andrebbe svolta in team, con il coinvolgimento diretto delle persone che lavorano in quell’ufficio e, possibilmente, anche degli Uffici a monte e a valle del processo interessato (clienti e fornitori).

Perché è importante che venga svolta in team? Perché il lavoro di squadra permette di andare più a fondo nel processo, perché insieme si notano più cose e nascono un numero maggiore di domande che permettono di sviscerare meglio le attività.

E, soprattutto, le persone diventano più consapevoli delle perdite e degli sprechi e non saranno più disposte a convivere con questi problemi. Inoltre, il lavoro di squadra favorisce la collaborazione fra le persone e la generazione di idee vincenti per la riduzione e l’eliminazione dei problemi.

LA SPAGHETTI CHART

Un altro strumento importante per l’individuazione delle perdite è la Spaghetti Chart. È un modo per rappresentare le perdite delle persone in termini di spostamenti in Ufficio, mentre compiono le loro attività.

Può essere usato in parallelo all’Office Losses Mapping quando la situazione è decisamente complessa e ingarbugliata.

Si chiama «spaghetti chart» perché, al termine della rappresentazione grafica, la forma ingarbugliata dovuta alle linee, che rappresentano i passi compiuti dalle persone, può ricordare simpaticamente un piatto di spaghetti.

Come si esegue la spaghetti chart? Per iniziare occorre procurarsi il seguente materiale:

  • Un layout del luogo fisico che si vuole mappare
  • Una tavolozza rigida dove appoggiare il foglio con il layout
  • Un pennarello o una matita
  • Un contapassi o l’App dello Smartphone

La mappatura inizia nel momento in cui è chiaro cosa si vuole mappare. Si parte con evidenziare, sul layout, il tragitto della persona o dei documenti, dal punto esatto dove inizia il percorso.

Bisogna seguire con gli occhi tutti gli spostamenti e tracciarli sul foglio. Come se la persona osservata avesse un pennarello sotto le scarpe. È importante stabilire un tempo per la mappatura.

Può variare a seconda di cosa si vuole mappare. In genere, un’ora è abbastanza rappresentativa.

Al termine della mappatura, i passi indicati dal misuratore andranno scritti sul layout, trasformandoli in metri.

Al termine della fase di osservazione, dopo aver stilato il modulo analisi perdite degli Uffici, verrà elaborato il deployment delle perdite, stratificato secondo l’analisi di Pareto.

Nella prossima lezione parleremo del deployment (dispiegamento – stratificazione) delle perdite e dell’analisi di Pareto, per misurare le perdite negli Uffici.

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A presto!

Ogni settimana e per 10 settimane riceverete una mail con la lezione e con il link a una pagina web dove potrete consultare la lezione anche da browser.

Ogni settimana potrete esercitarvi allo studio della comunicazione sul luogo di lavoro e alla sperimentazione del ricalco verbale del linguaggio.

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Il Dr. Giorgio Di Mauro è un esperto in comunicazione d’impresa e Master Professor nel Lean Manufacturing, Leadership e Management. Svolge la libera professione in qualità di Personal Coach ed è esperto in percorsi di cambiamento e miglioramento continuo dei processi (Lean Coach, Kaizen Coach) di livello internazionale. Opera da oltre 15 anni nel Management Consultancy per accompagnare i propri Clienti al raggiungimento di solide performance a doppia cifra. Autore di articoli specialistici sul Lean Manufacturing è attualmente Partner e Training Director di Kaizen Coach International.

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