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Corso base introduttivo

“Il Lean nei Servizi-Uffici per abbattere gli sprechi e migliorare la Produttività” in 10 Lezioni

(Lezione 5 di 10)

Come elaborare il Master Project Plan per aggredire le Perdite negli Uffici

Il Master Project Plan consiste nella preparazione del piano di aggressione alle perdite con le azioni da implementare, le persone coinvolte, gli obiettivi, i target e le tempistiche di attuazione.

Per Master Project Plan si intende il piano riassuntivo, di sintesi, per suddividere le perdite individuate nel processo transazionale degli Uffici in parti più piccole e facilmente gestibili (progetti).

In un programma di miglioramento, ciascuno dei progetti che lo compongono concorre al raggiungimento degli obiettivi globali definiti nel programma generale.

Come si elabora il Master Project Plan e quali sono le informazioni utili che in esso sono contenute?

Le informazioni che non possono mancare sono 7 in totale, nell’ordine:

  1. Il N° di Progetto: è il numero riferito alla singola attività all’interno di un processo che si vuole analizzare ed è un dettaglio della perdita generale in esame, elaborata nell’analisi di Pareto di terzo livello vista nella precedente lezione.
  2. Perdita Individuata: bisogna riportare nella casella corrispondente a quale delle 18 Perdite degli Uffici ci si sta riferendo.
  3. Area/Processo: occorre indicare qual è l’area e il processo a cui ci si riferisce; Ad esempio: amministrazione (area) controllo Fido (processo).
  4. Incidenza %: bisogna riportare la % sul totale della perdita generale. Se, ad esempio, la perdita generale in esame sono gli spostamenti e, sul Pareto generale incide per il 25% del totale delle Perdite degli Uffici, bisogna riportare quanto l’attività in esame occupa di quel 25% (2%, 3% etc.).
  5. Team di Progetto: nella casella corrispondente bisogna inserire le persone che compongono il Team che si occuperà dell’analisi della Perdita e delle soluzioni per ridurla/eliminarla. Il Team Leader si può mettere in grassetto, specificando la sigla T.L. (Team Leader).
  6. Target: bisogna indicare l’obiettivo di riduzione previsto. Ad esempio: -30%, -50% oppure zero.
  7. Entro il: indicare la data di termine del Progetto. Se la data viene rispettata si può inserire un bollino verde, oppure rosso se è in ritardo. In realtà il rosso non dovrebbe mai esserci…

Queste sono le informazioni essenziali per poter pianificare nel tempo le attività di miglioramento. Oltre queste informazioni, si potrebbero aggiungere degli step di verifica (milestone), il periodo di monitoraggio (check), il KPI di riferimento, qualora esista un piano strategico dell’azienda con il set di indicatori.

Altre informazioni importanti potrebbero essere gli standard e le procedure che vengono modificate o create ex-novo, dopo che le soluzioni sono state confermate e le persone che occorre formare ed addestrare per essere certi che la perdita non si ripresenti più in futuro.

Il Piano Master deve essere esposto e ben visibile a tutti, in un’area dedicata alle informazioni dell’azienda (corner point, info point etc.). Gli incontri di aggiornamento del Team andrebbero svolti in quest’area davanti al Tabellone che riporta il Master Project Plan.

Nella prossima lezione parleremo delle 7 metodologie principali del Lean Office.

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A presto!

Ogni settimana e per 10 settimane riceverete una mail con la lezione e con il link a una pagina web dove potrete consultare la lezione anche da browser.

Ogni settimana potrete esercitarvi allo studio della comunicazione sul luogo di lavoro e alla sperimentazione del ricalco verbale del linguaggio.

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Il Dr. Giorgio Di Mauro è un esperto in comunicazione d’impresa e Master Professor nel Lean Manufacturing, Leadership e Management. Svolge la libera professione in qualità di Personal Coach ed è esperto in percorsi di cambiamento e miglioramento continuo dei processi (Lean Coach, Kaizen Coach) di livello internazionale. Opera da oltre 15 anni nel Management Consultancy per accompagnare i propri Clienti al raggiungimento di solide performance a doppia cifra. Autore di articoli specialistici sul Lean Manufacturing è attualmente Partner e Training Director di Kaizen Coach International.

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